So gestaltest du erfolgreiche Feedback Sessions und Brainstorming Workshops und umgehst Kreativitäts-Killer

So gestaltest du erfolgreiche Feedback Sessions und Brainstorming Workshops und umgehst Kreativitäts-Killer

Als Meetingorganisator:in ist es eine Herausforderung produktive Feedback Sessions und Brainstorming Workshops zu gestalten. Bevor wir Tipps geben, wie diese am besten gestaltet werden, möchten wir einen wissenschaftlichen Bogen schlagen und erklären, warum es so schwer ist Schwarmintelligenz und Diversität der Gedanken in Meetings zu erreichen.
Man hat die Annahme, dass je mehr schlaue Menschen aufeinandertreffen, Aufgaben umso schneller gelöst werden können. Aber eine Meta-Analyse von 241 verschiedenen Studien zeigt, dass mit wachsender Komplexität einer Aufgabe, der positive Effekt von Kollaboration sinkt. Eine andere Meta-analytischer Review, der 800 Teams begleitete zeigt auf, das Individuen mehr originelle Ideen generieren, wenn sie nicht mit anderen interagieren.

Die Kommunikationswissenschaft zeigt verschiedene Faktoren auf, die Kreativität, Produktivität und Mitarbeit in Brainstorming Workshops und Feedback Sessions verhindert.

• Die Angst bewertet zu werden. Ob sich Meetingteilnehmende wohlfühlen offen zu sprechen und produktiv zusammenzuarbeiten hängt davon ab, ob sie das Gefühl haben sich mit Personen zu umgeben, die ihren Ideen eher zustimmend oder abwertend gegenüberstehen. Die Evaluation Apprehension Theory – Das Bemühen sich so zu verhalten, dass andere eine positive Bewertung abgeben verhindert ungefiltertes Feedback und Ideen-Austausch.
• Social Loafing / soziales Faulenzen – Zu denken, dass andere die Initiative ergreifen werden. Wenn Menschen Teil einer Gruppe sind, geben sie sich weniger Mühe, als wenn sie allein arbeiten. Warum selbst die Initiative ergreifen, wenn andere das für einen übernehmen oder einen dafür kritisieren könnten. Erfahre mehr über das Phänomen social loafing.
  
• Der erste Einwurf bestimmt und limitiert den Rahmen. Der sogenannte Anker-Effekt ( anchoring effect) ist eine kognitive Verzerrung, die uns zu sehr an die erste Information (der Anker) fesselt. Nach der ersten Information / Idee wird folgender Input an dieser ausgerichtet anstatt weitere völlig unabhängige Ideen einzubringen. 
• Hochstaplersyndrom / große Selbstzweifel. Das Gefühl keine Berechtigung zu haben mit am Tisch zu sitzen, auch das Hochstaplersyndrom genannt (imposter syndrome) kann dazu führen, das man lieber für sich arbeitet, um die eigene Unfähigkeit nicht auffliegen zu lassen. Auch generelle Selbstzweifel führen dazu, dass Menschen sich in Gruppen zurückhalten, wenn sie das Gefühl haben schlaueren Menschen gegenüber zu sitzen. 
• In-group Bias – Die Tendenz Menschen, die Eigenschaften mit uns teilen, als sympathischer einzuschätzen. Wir haben die Tendenz innerhalb von Meetings mit Ideen und Meinungen zu favorisieren, die von Menschen kommen, die uns ähnlich sind (favor in-group members) und zu benachteiligen, die uns unähnlich scheinen. Diese und weitere Vorurteile verhindern eine objektive Beurteilung von Inhalten, da wir darauf achten wer etwas wie gesagt hat.
• Gruppengrößen. Forschungen zeigen grob, dass eine Gruppengröße bis 7 Personen optimal ist. Je größer die Gruppe, desto weniger Ideen werden pro Person generiert.

Nun, da wir uns der Vielfalt von Vorurteilen und Tendenzen bewusst sind, sollten wir überhaupt Brainstorming Workshops veranstalten? Ja, denn richtig vorbereitet und moderiert können sie Produktivität, Teamzusammenhalt und Kreativität fördern. 

Erfolgreiche Methoden, um erfolgreiche Brainstorming und Feedback Sessions in Meetings vorzubereiten.  

• Halte die Gruppengrößen klein und händelbar (maximal 10 Personen pro Moderator:in). Wenn größere Gruppen aufkommen, teile diese in gleiche Gruppen von 5-10 Personen auf und ernenne eine:n Moderator:in, um Zeiten festzuhalten. Für besonders kreative Sessions lohnt es sich Menschen aus verschiedenen Disziplinen / Teams zu mischen, um Routinen zu brechen und den Horizont zu erweitern. Auch kleine Gruppen können einschüchtern. Versuche einen sicheren Ort zu schaffen, indem du am Anfang des Meetings adressierst, dass jede Stimme wertvoll ist und keine Idee abgewertet werden soll.
• Brainstorming nach Fragen nicht nach Antworten. Dieser Ansatz erleichtert es kognitive Verzerrungen zu vermindern und neue Blickwinkel einzunehmen. Beispiel: Aus dem Ursprungsproblem: “Warum braucht der Toaster so lang?” wird “Wie können wir die Wartezeit des Tosters nutzen?” Mehr Tipps und Beispiele findest du hier. 
• Lass Menschen erst für sich denken, dann in der Gruppe. Bevor eine Gruppendiskussion gestartet wird, empfiehlt es sich jeder Person die Möglichkeit zu geben selbst zu überlegen. Somit wird der Anker-Effekt und das Ausruhen auf anderen verhindert.  Vielleicht hast du schon von Design Thinking Methoden gehört. Diese aus dem Designprozess bekannten Methoden bieten Frameworks, die sich für alle Gruppenarbeiten eignen. 
  • “Wie könnten wir?”– Framework (How Might We” framework). Diese Übung regt an einen Lösungsansatz zu formulieren, der anschließend diskutiert werden kann.  
  • Einfluss-Skala (Impact Ladder framework) – Dieses Framework hilft es Probleme und Ziele zu priorisieren und herauszufinden, wo der größte Einfluss / Effekt ausgeübt werden kann. So wissen alle, welches Ziel es zu erreichen gilt und welchen Einfluss jede:r hat. Beispiele und Worksheets findest du hier. 

  Ein Framework für Retrospektiven ist die Starten, Stoppen, Weiterführen Übung. Hier wird auf ein Projekt zurückgeblickt und für die Zukunft gesammelt, welche Prozesse bei kommenden Projekten / Aufgaben neu benötigt werden (z.B. zusätzliche Ressourcen), beendet werden (z.B. überflüssige Workflows) und beibehalten werden sollen (was lief wie geplant).

• Stelle sicher, dass du relevante und erreichbare Ziele für deine Brainstorming Sessions setzt. Setze die Kommunikation des Ziels an den Anfang deiner Meeting Agenda, sodass deine Erwartungen kommuniziert und diskutiert werden können. 1. Definiere SMART Ziele nach dem bekannten SMART framework 2. Definiere Ziele mit dem  Überwachen und Auswerten Framework, um die Ansprüche und den tatsächlichen Effekt deiner Arbeit zu messen. 

• Nutze virtuelle Tools / Software.  Das gilt insbesondere für virtuelle Meetings.

  • Virtual Whiteboard Software wie Miro oder Mural bieten hilfreiche Templates und ermöglichen Echtzeit Kollaboration 
  • Retrospektive Software wie Retrium, Echometer und Teamretro helfen laufendes Feedback zu strukturieren und Veränderungen zu messen.